Le documentaliste DAM, véritable architecte de l’information

Le métier de documentaliste est trop souvent une invitation au cliché. On imagine, à tort, la figure du bibliothécaire froid et sévère, enfermé dans son bureau, tourmentant les collaborateurs lorsqu’ils se piquent de vouloir emprunter une ressource. Or, de nos jours, le documentaliste est à mille lieux de cette image surannée. Dans l’entreprise, et notamment dans le cadre d’un projet de Digital Asset Management, il occupe une position stratégique et endosse le rôle d’un véritable architecte de l’information. Portrait d’un métier devenu la pierre de voûte d’une gestion efficace des actifs numériques : le documentaliste DAM.

Collecter, traiter et mettre à disposition les actifs numériques

Collecter et indexer des médias ? Certes, voilà une partie essentielle du travail du documentaliste DAM. Mais ce n’est là que l’arbre qui cache la forêt. Car la nature de la fonction a évolué pour s’adapter aux nouveaux enjeux de la gestion des ressources numériques : aujourd’hui, il ne s’agit plus seulement de bien ranger les médias de l’entreprise dans les médiathèques et les photothèques, mais de faire en sorte qu’ils soient aisément disponibles pour tous les utilisateurs. Et dans les formats adéquats.

C’est pourquoi, outre sa mission de collecte des ressources (à partir de sources diverses), d’intégration aux bases de données et d’indexation, le documentaliste DAM ou Content Manager doit également s’assurer que ces médias pourront être utilisés à bon escient par l’ensemble des utilisateurs. Il doit donc valider les contenus proposés par les contributeurs, dans un esprit de cohérence ; traiter les documents pour qu’ils soient exploitables ; et mettre à jour les métadonnées pour que les collaborateurs puissent trouver ce qu’ils cherchent sans y passer des heures, grâce à un thésaurus efficient. L’enjeu est d’autant plus élevé que le volume des atouts numériques de l’entreprise est important.

Gérer les droits et administrer les accès aux ressources

Qui dit « bonne utilisation » des médias, dit aussi « utilisation dans les limites légales ». La question des droits d’exploitation, de diffusion et d’image est en effet au cœur des problématiques qu’une solution de Digital Asset Management a pour but de démêler. Dans ce contexte, le Digital Content Manager est donc chargé de gérer l’ensemble de ces droits. Et de veiller à ce qu’ils ne soient pas contournés par les utilisateurs.

Dans le même temps, le documentaliste DAM va jouer le rôle d’administrateur. La meilleure façon de protéger les droits inhérents aux atouts numériques est encore d’appliquer des restrictions d’accès et d’utilisation. Ainsi, seuls les référents sont à même de manipuler les actifs en lien avec leur projet, grâce à un suivi rigoureux du documentaliste.

Le documentaliste DAM au cœur de la stratégie média de l’entreprise

Il est encore un autre aspect méconnu du documentaliste DAM, qui touche à l’image de marque de son entreprise. Les actifs numériques étant de véritables prolongements marketing d’une société, il est crucial qu’ils véhiculent les valeurs de la marque et qu’ils donnent de celle-ci une image positive. En tant qu’architecte de l’information, le documentaliste doit donc veiller à ce que cette structure médiatique soit suffisamment solide, en connexion avec les valeurs et les processus métiers.

En d’autres termes, les attributions du documentaliste DAM l’amènent également à valoriser les ressources pour qu’elles soient conformes à la stratégie de marque, et qu’elles puissent promouvoir l’actualité de l’entreprise. D’une part, le documentaliste accompagne les utilisateurs dans leurs démarches (utilisation des médiathèques, recherches iconographiques, etc.). D’autre part, il participe lui-même à la stratégie média de son entreprise via l’animation des banques de médias, la mise en avant des derniers reportages photos ou vidéos publiés, la publication des actualités et l’envoi d’emailings en direction des collaborateurs, des utilisateurs et des partenaires. C’est l’ambassadeur de la plateforme de médias de l’entreprise.

Consciente de l’importance de cette fonction, Orphea l’a intégrée à ses équipes afin d’offrir une expertise pointue de la gestion des ressources numériques à ses clients, parmi lesquels Suez, SFR, Edison, L’Oréal DGA, etc.. « Les entreprises n’ont pas toujours des documentalistes dédiés à la gestion de leur médiathèque ou photothèque en ligne. Chez Orphea, nous avons créé depuis plus de 15 ans, un département de Content Management qui les accompagne dans cette mission. En amont du projet DAM, nous apportons notre expertise en les conseillant sur les processus et bonnes pratiques à adopter. Une fois la médiathèque en place, nous gérons de A à Z leurs médias : collecte, mise au norme, indexation, administration de la plateforme, gestion des accès et des droits, emailing… Nous éditons également des statistiques afin de permettre une vue d’ensemble de l’utilisation des médias de l’entreprises. », affirme Soline Levaux, Content Manager chez Orphea.

Bien loin de l’image qui lui colle à la peau, le documentaliste DAM s’est imposé comme l’un des moteurs de la stratégie média de l’entreprise. Dans le cadre d’un projet de Digital Asset Management, il est plus qu’un musicien parmi d’autres : il est le chef d’orchestre de la gestion des actifs numériques. 

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