Outil de diffusion de vos actifs numériques


La diffusion des actifs numériques fait partie des tâches aussi fastidieuses que chronophages s’il faut la réaliser par des méthodes manuelles. En optant pour un outil de gestion fiable, vous pourrez optimiser la stratégie de gestion et de partage de vos fichiers et documents numériques. Vous trouverez un logiciel performant pour ce faire auprès d’Orphea Studio.

Qu’est-ce qu’on entend par actifs numériques ?

Les actifs numériques désignent tous types de documents et de fichiers numérisés utilisés par les professionnels dans le cadre de leurs activités. Les entreprises, administrations et collectivités utilisent quotidiennement un volume conséquent de documents de toutes sortes, que ce soit pour les besoins de leur métier, soit pour leur communication avec les différents acteurs avec lesquels ils collaborent.

Ces documents nécessitaient autrefois une quantité importante de papier et leur gestion était particulièrement fastidieuse. Les opérations comme la conception, la production, la diffusion, la réception, le suivi, le classement ou encore l’archivage des documents prenaient non seulement du temps, mais également, elles nécessitaient une aptitude certaines pour l’organisation. De nos jours, il existe toutefois des solutions logicielles pour la gestion et la diffusion d’actifs numériques.

Pourquoi opter pour la numérisation des documents ?

Aujourd’hui, tous les documents (factures, communiqués divers, formulaires, etc.) nécessaires à la bonne marche des activités d’une entreprise ou d’une collectivité sont numérisés et convertis en ce qu’on appelle des actifs numériques. Cette solution a révolutionné la gestion des données et des informations étant donné qu’elle a permis de simplifier largement les tâches relatives à la gestion de ces documents, qu’il s’agisse du traitement, du tri ou de la classification.

Grâce à la numérisation, on a également dit adieu aux opérations fastidieuses de recherche qui mobilisaient bon nombre de personnes quand il s’agissait de retrouver des documents plus ou moins anciens rangés dans des classeurs ou des cartons dans les salles des archives. Par ailleurs, elle simplifie également la diffusion de ces actifs numériques. Ces derniers peuvent en effet être envoyés à qui de droit par voie électronique et les personnes autorisées peuvent y accéder rapidement dans les serveurs dans lesquels ils sont stockés.

Bien organiser la diffusion de vos actifs numériques

La construction d’une base de données numériques impose de définir au préalable le format de ces documents pour permettre leur visualisation par les utilisateurs. Leur codage doit être compatible avec les logiciels communément employés. Les droits d’accès devront également être déterminés de manière précise. Une partie de votre médiathèque peut être rendue accessible au grand public via Internet, tandis qu’une autre ne sera disponible qu’à vos collaborateurs, grâce à un système de restriction sécurisé.

L’élaboration de votre plateforme numérique ayant pour objet la diffusion de vos actifs, il sera également nécessaire de bien structurer le classement de vos documents, notamment avec des métadonnées simples et claires. Cela facilitera grandement la recherche et la consultation de votre base de données via des requêtes par mots clés.

Qu’elle soit installée en interne ou hébergée dans un data center externe, il faudra que votre solution de Digital Asset Management soit enfin compatible avec le support de visualisation des utilisateurs : ordinateur de bureau, tablette ou smartphone. L’ergonomie et la mise en page de l’interface de consultation devront être simples pour assurer une diffusion rapide et efficiente de vos actifs numériques.

Orphea Studio, une solution complète pour la diffusion de vos actifs numériques

La conception d’Orphea Studio est née du besoin de la société Prisma Presse d’un outil de stockage et de partage de sa photothèque. Son orientation est donc, dès le départ, basée sur la diffusion d’actifs numériques. Depuis, le logiciel s’est adapté aux nouveaux défis de communication de tous les départements d’une entreprise. C’est aujourd’hui un des logiciels majeurs en matière de solutions DAM.

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