Gestion de vos actifs numériques : choisissez le bon outil


La gestion des actifs numériques d’une entreprise nécessite non seulement des compétences spécifiques, mais également des outils adaptés. S’il vous faut trouver un logiciel performant et facile à utiliser pour prendre en charge vos fichiers et contenus numériques, Orphea Studio propose une solution personnalisable en fonction de vos besoins.

Optimiser la gestion des documents média et multimédias

Autrefois, les documents media et/ou multimedia des entreprises, organismes et professionnels en tous genres étaient stockés sur des supports physiques : photos, films et microfilms, cassettes audio ou VHS, et plus tard les CD, etc. La gestion, la diffusion, mais également l’archivage de ces documents demandaient alors non seulement du temps, mais également des précautions particulières pour éviter de les endommager. Par ailleurs, essayer de trouver un document spécifique dans toute la salle d’archivage n’était pas non plus une opération de tout repos et l’opération pouvait mobilier plusieurs personnes. De nos jours, grâce aux progrès de la numérisation et des systèmes de prise en charge des divers documents de l’entreprise, l’administration des documents media et multimédia est beaucoup plus simple. Convertis en actifs numériques, leur gestion est facilitée par des logiciels spécifiquement créés pour ce faire.

Les avantages de la numérisation des documents média et multimédias

La numérisation des images, des sons et des vidéos est une opération qui a révolutionné la gestion (triage, classement, stockage et archivage, etc.) de ces documents. Une fois qu’ils sont numérisés, fini les albums photos physiques, les cassettes et CD qu’il fallait ranger avec précautions pour ne pas les endommager. Fini également les recherches fastidieuses dans les salles d’archives pour trouver d’anciens documents en cas de besoin qui mobilisaient plusieurs personnes à la fois.

Par ailleurs, bien que la gestion des actifs numériques (les documents mis aux formats numériques) regroupe des tâches semblables à celle de la gestion des documents physiques, avec l’utilisation d’un logiciel adapté, vous pourrez avoir la possibilité d’indexer les fichiers pour les retrouver plus rapidement en quelques clics. De plus, la plupart des opérations de base sont automatisées ce qui représente un gain de temps considérable et limite les risques d’erreur. Enfin, la diffusion des fichiers est également plus simple et plus rapide.

L’importance d’une bonne gestion de vos actifs numériques

La gestion des actifs numériques d’une organisation peut répondre à de multiples enjeux. Les solutions de gestion permettent avant tout de classer vos fichiers numériques afin de les retrouver plus facilement lorsque vous en avez besoin grâce à un moteur de recherches puissant. En plus de disposer d’un rangement par catégorie, vous pouvez améliorer vos investigations  en établissant des filtres.

Mais au-delà du classement et de l’archivage des documents multimédias, encore faut-il pouvoir lire les différents formats de fichiers. De ce fait, la gestion des actifs numériques consistera également à restituer les fichiers dans un rendu optimal pour le confort des utilisateurs. Dans la mesure où une organisation doit généralement manipuler une très grande diversité de fichiers multimédias, les outils de gestion numérique doivent ainsi permettre de lire aussi bien les fichiers audio et vidéo que des images ou des textes. Pour les fichiers plus spécifiques, il est également possible d’opter pour des solutions permettant une conversion vers des formats numériques plus standards.

Les outils de gestion des actifs numériques

Pour assurer une gestion efficace de vos actifs numériques, il importe d’utiliser des logiciels adaptés et personnalisés afin de répondre aux besoins spécifiques de chaque organisation. De plus, les solutions de gestion de contenus numériques vous permettront d’avoir un meilleur contrôle des accès lors des partages et donc, de protéger les fichiers sensibles nécessitant une certaine confidentialité grâce aux protocoles d’identification par exemple.

Orphea Studio met son expertise en matière de gestion des actifs numériques au service des organisations depuis de nombreuses années à travers des solutions de Digital Asset Management simples à utiliser et qui permettront de valoriser leur patrimoine numérique.

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