Gestion de contenus numériques avec un outil adapté


La gestion de contenus numériques est un travail qui va demander d’une part des compétences spécifiques, et d’autre part du temps à y consacrer, surtout si le volume de documents à prendre en charge est conséquent. Utiliser une solution logicielle créée pour ce faire vous sera de ce fait d’une aide précieuse.

Trouver un logiciel de gestion de contenu numérique adapté à vos besoins

La gestion de vos contenus numériques sera nettement plus simple si vous savez choisir le logiciel qui répondra exactement à vos besoins. Dans la mesure du possible, opter pour une solution qui dispose de fonctionnalités pouvant assumer la totalité des tâches (réception, diffusion, archivage, suivi, etc.) est recommandé. Ce type de logiciel permet en effet d’automatiser toute ou partie des travaux relatifs à la gestion de vos actifs numériques, ce qui vous fera gagner du temps d’une part et vous permettra de réduire les risques d’erreur d’autre part. Vous pouvez vous adresser à des fournisseurs spécialisés pour vous conseiller sur l’outil qu’il vous faut, mais vous pouvez aussi directement vous rapprocher d’un éditeur.

Pourquoi procéder à la numérisation de vos documents ?

Les documents en papier (factures, images, bons de commande, formulaires, etc.), et les fichiers média ou multimédia (audio, vidéo, audiovisuels, etc.) que vous utilisez pour vos activités professionnelles doivent être triés, classés, indexés, stockés et archivés de manière méthodique. Ces opérations nécessitent souvent du temps, une capacité organisationnelle certaine et parfois le concours de plusieurs personnes.

Procéder à la numérisation de vos nombreux documents vous permettra d’optimiser le temps et le personnel requis pour ces tâches. En effet, la gestion des contenus numériques est nettement plus simple que celle des documents physiques, encore plus si vous optez pour l’utilisation d’un logiciel adapté. La plupart des outils proposés par les experts offrent la possibilité d’automatiser les opérations classiques de gestion (tri, classement, indexage, stockage et archivage, etc.), ce qui vous fera gagner un temps considérable. Par ailleurs, le partage et la diffusion des documents et fichiers est également facilité par le fait qu’ils soient numérisés.

Qu’est-ce qu’on entend par contenus numériques ?

Les contenus numériques désignent tous les fichiers numérisés : audio et vidéo, photos ou encore fichiers textes. Avant l’ère du numérique, tous ces fichiers étaient stockés sur des supports physiques  divers (microfilms, livres, cassettes audio ou vidéo, CD et DVD, papier photos, etc.) dont le classement, la manipulation et la conservation nécessitaient de gros moyens et des précautions particulières, ainsi que des espaces dédiés.

Aujourd’hui, les documents sont numérisés et les fichiers média sont stockés dans une médiathèque, les photos dans une banque d’images, et les textes dans une bibliothèque. Chacune de ces banques de données peut contenir jusqu’à des milliers de fichiers déclinés en divers formats notamment celles utilisées par les professionnels. La gestion de ces contenus numériques est généralement réalisée avec des logiciels dédiés.

La gestion de contenus numériques

De ce fait la gestion de ces contenus numériques n’est pas une tâche de tout repos étant donné qu’il faut non seulement numériser tous les fichiers qui ne le sont pas encore et les mettre aux formats requis, mais également les classer dans différentes catégories et procéder ensuite à leur indexation pour en faciliter les recherches.

En plus, il faudra également de temps en temps supprimer les documents obsolètes ou les mettre aux archives et mettre les dossiers à jour avec des fichiers plus récents. Enfin, il importe d’installer un système efficace de sécurisation et de diffusion des contenus auprès des utilisateurs autorisés.

Il est évident que procéder manuellement à toutes ces tâches relève pratiquement de l’impossible s’il faut s’occuper de médiathèques, photothèques et bibliothèques professionnelles comprenant des centaines de milliers de fichiers.

Orphea studio est une solution de gestion de contenus numériques spécialement conçue pour un usage professionnel. Robuste et performante, elle est également facile à intégrer aux SI étant donné qu’elle est compatible avec un grand nombre d’applications. Elle est également accessible depuis tout terminal mobile connecté à internet.

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