Gestion de contenu multimédia avec un outil adapté


La gestion de contenu multimédia en grand nombre nécessite l’utilisation de logiciel spécifique. Le choix de l’outil dont vous vous servirez doit cependant être effectué en fonction de vos besoins. La solution logicielle proposée par Orphea Studio est un outil polyvalent et personnalisable suivant les exigences des métiers de l’utilisateur.

Les contenus multimédia, des outils de communication non négligeables

Dans le domaine professionnel, les contenus multimédia (images, sons, vidéo, etc.) ont nettement plus d’impact que les contenus incluant uniquement du texte étant donné qu’ils sont plus vivants. Ils sont de ce fait de plus en plus utilisés par les entreprises dans le cadre de leurs stratégies de communication, de publicité ou de marketing. Avec le développement des systèmes de diffusion notamment par l’internet, ils sont également beaucoup plus simples à partager et à mettre à la disposition de ceux qui souhaitent s’en servir. Cependant, pour bénéficier de tous les avantages qu’ils peuvent offrir, il est recommandé de concevoir et de mettre en place un système de gestion de contenu multimédia adapté à vos besoins et à vos objectifs.

En quoi consiste la gestion de contenu multimédia ?

La gestion de contenu multimédia consiste d’une part à effectuer le tri des fichiers (images, sons, vidéo, etc.), à les convertir dans les formats adaptés, à les stocker et à les archiver en les classant dans des dossiers dédiés et dans des serveurs ou sur support physiques (disque dur externe, CD, etc.) suivant une organisation que vous aurez définie à l’avance notamment par ordre alphabétique ou encore par date d’arrivée. L’indexation des fichiers fait également partie des opérations à réaliser, elle est d’autant plus nécessaire qu’elle simplifiera la recherche en cas de besoin. Enfin, on comptera également dans les tâches de gestion de contenu leur diffusion et leur partage à qui de droit.

Effectuer manuellement toutes ces opérations est aussi laborieuse que chronophage et peut nécessiter la mobilisation de plusieurs personnes. Il existe toutefois aujourd’hui des solutions logicielles qui permettent d’automatiser toute ou partie de ces tâches et qui permettent de gagner un temps précieux.

Bien choisir sa solution de gestion de contenu multimédia

À l’heure du tout numérique et de la délocalisation, la mise à disposition en temps réel de vos documents multimédias à l’ensemble de votre personnel est une obligation pour améliorer son efficacité et ses résultats. L’élaboration d’une solution fonctionnelle, spécifique à votre entreprise, de gestion de votre contenu multimédia passe par une analyse préalable de l’état des lieux de votre environnement.

À partir de la définition des besoins de vos collaborateurs et de l’étude de votre stock de documents, la mise au point d’une architecture personnalisée doit répondre à vos processus métiers pour faciliter le travail de chacun et accélérer la recherche et l’accès à tout type de documents.

Le design et l’ergonomie de l’interface utilisateur sont des éléments clés de la réussite de votre passage au tout numérique. Cependant, le choix de la simplicité ne doit pas se faire au détriment de l’efficacité. L’indexation des documents avec résumés et mots clés doit assurer un classement efficace et une gestion sécurisée de votre contenu multimédia.

L’attribution de droits d’accès aux utilisateurs pour visualiser ou télécharger doit s’adapter aux différents profils en contact avec votre banque de données, collaborateurs, prestataires, voire public ou journalistes.

Tout ce travail en amont va aider les techniciens à configurer et paramétrer votre solution de Digital Asset Management, ses interfaces et ses fonctions spécifiques. Une fois vos données référencées et les tests d’intégration passés, la mise en production devra s’accompagner d’une formation de l’ensemble de votre personnel.

Orphea Studio, une solution de gestion de contenu multimédia pour chaque métier

La capacité d’adaptation du logiciel Orphea Studio aux différents métiers via une même architecture est un des points forts de cette application. Vos départements Communication, Marketing, Commercial, Archives ou Finances vont bénéficier d’un même outil de gestion de tous vos contenus multimédias avec chacun des interfaces et des droits d’accès spécifiques. La souplesse d’Orphea Studio est la clé de son succès.

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