Logiciel de gestion documentaire : optez pour Orphea Studio


Le logiciel de gestion documentaire se présente comme la solution la plus pratique pour faciliter les travaux relatifs à la prise en charge des divers documents utilisés par l’entreprise dans le cadre de ses activités. Orphea Studio est une application aux multiples fonctionnalités qui inclut un outil de gestion documentaire performant.

La gestion documentaire, un travail fastidieux

Quelle que soit le métier de l’entreprise, elle sera amenée à utiliser une quantité non négligeable de documents nécessaires à la bonne marche de ses activités. Ces documents peuvent être aussi bien de la paperasserie administrative comme des documents commerciaux ou encore des documents pour la communication avec les divers interlocuteurs de la société.

Produire et diffuser de nouveaux documents, recevoir et trier les courriers envoyés par les différents partenaires, traiter les documents reçus, archiver ou détruire les documents obsolètes, etc., sans un logiciel de gestion documentaire adapté, la prise en charge des documents de l’entreprise s’avèrera vite une tâche aussi fastidieuse que chronophage. Le choix de la solution devra toutefois être fait en fonction de vos besoins.

Le numérique au secours des responsables de la gestion documentaire

Autrefois, tous les documents nécessaires à la bonne marche des affaires d’une entreprise étaient en papier, ce qui nécessitait du temps pour leur production, leur tri à l’arrivée, leur classement, mais également leur diffusion et leur partage au sein de l’entreprise ou auprès des destinataires dédiés. Par ailleurs, il fallait souvent beaucoup de place et de temps pour les archiver et la recherche de documents spécifiques pouvait être particulièrement fastidieuse. Tout a changé lorsque la technologie numérique a fait son apparition.

En effet, une fois numérisés et mis aux formats adéquats, les documents sont plus faciles à manipuler, à classer et à rechercher, et les marges d’erreur sont pratiquement nulles. Divers outils de gestion d’actifs numériques (fichiers textes, images, photos, sons, vidéos, etc.) sont par ailleurs actuellement proposés sur le marché par les spécialistes. Et avec l’utilisation d’un logiciel de gestion documentaire adapté aux besoins de l’entreprise, il est devenu possible d’optimiser le temps passé à leur management.

Un logiciel de gestion documentaire dédié aux fichiers numériques

La gestion des flux documentaires, un enjeu important pour les entreprises, détermine la productivité interne. En fait, si elle est mal organisée, elle peut entraîner des pertes de temps énormes dans la recherche de documents, sans compter les erreurs sur les versions à traiter, ou les doublons accaparant inutilement l’espace de stockage disponible… Il est évident que tout cela coûte cher à l’entreprise. Raison pour laquelle le recours à un logiciel de gestion documentaire est plus que recommandé.

En ce qui concerne le management des documents numériques en particulier, il existe aujourd’hui des solutions spécifiques, plus connues sous le nom Digital Asset Management ou DAM. Elles permettent de gérer efficacement le cycle de vie des ressources numériques comme les vidéos, les images, les logiciels… qui sont des propriétés de l’entreprise. Elles optimisent leur stockage, classement, indexation et recherche.

D’autres fonctionnalités peuvent également être disponibles, à savoir l’archivage, la conversion de formats ou l’exportation de fichiers.

Les atouts d’un logiciel de Digital Asset Management

Actuellement, les entreprises font face à un flux important de fichiers multimédias (images, sons, vidéos, illustrations…). Pour simplifier l’organisation de ces ressources numériques, il est courant de se doter d’un logiciel de gestion documentaire adapté à ce type de fichiers. Avec un tel outil, il est possible par exemple de faire le tri entre les anciens et les nouveaux documents, et de détecter les éventuels doublons. Grâce à un stockage centralisé des données, tous les collaborateurs arriveront à retrouver rapidement les fichiers dont ils ont besoin. Donc, il n’est plus question de perdre du temps à scruter la boîte mail et les dossiers dans l’ordinateur pour rechercher un document. En plus, en matière de partage des fichiers multimédias, il s’agit d’une excellente alternative aux mails dont la capacité est souvent limitée en volume.

En somme, avoir une solution de Digital Asset Management permet d’optimiser la productivité interne et de mettre de l’ordre dans le patrimoine numérique de l’entreprise.

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