Quel logiciel de gestion de médias numériques utiliser ?


Un logiciel de gestion de médias numériques sera votre meilleur allié pour un digital asset management efficace. Destiné essentiellement à un usage professionnel, Orphea Studio est un logiciel DAM complet et dont chaque outil est personnalisable en fonction des besoins des utilisateurs.

La numérisation au service de la gestion documentaire

La gestion documentaire d’une entreprise faisait, et fait toujours, partie des travaux les plus chronophages et les plus fastidieuses. Avant l’ère du numérique, la plupart des documents étaient en papier (factures, photos et images, communication diverses, rapports, etc.), et les documents sons et images sur des supports physiques (cassettes audio ou VHS et plus tard CD). La gestion de ces documents, surtout lorsqu’ils sont en grand nombre et ils le sont souvent, nécessitait de la main d’œuvre spécialisée. Avec la numérisation, la dématérialisation des documents a simplifié les opérations relatives à leur prise en charge notamment avec l’utilisation d’un logiciel de gestion de médias numériques adapté.

En quoi consiste la gestion de médias numériques ?

La gestion de médias numériques est une tâche qui inclut plusieurs opérations qui, le plus souvent, doivent être effectuées par ordre chronologique. En effet, il faut les trier à leur arrivée et retirer ceux qui ne peuvent pas être utilisés. Ensuite, il faut les classer suivant un ordre donné (par ordre alphabétique ou par ordre d’arrivée ou suivant d’autres critères), et effectuer l’indexage en fonction de divers mots-clés pour faciliter les recherches ultérieures. Par ailleurs, certains fichiers peuvent avoir besoin d’être convertis dans d’autres formats pour en simplifier le partage, l’utilisation et la diffusion.

Réaliser tous ces travaux manuellement peut rapidement se transformer en parcours du combattant notamment si le nombre de fichiers à traiter est élevé, ce qui est souvent le cas dans les entreprises. L’utilisation d’un logiciel de gestion de médias numériques est alors la solution la plus pratique, d’autant plus qu’elle réduit les risques d’erreur et minimise le temps de recherches.

Pourquoi recourir à une solution logicielle pour la gestion de contenu multimédia ?

Les agences de presse ou de communication, qui ont évidemment des banques d’images parmi les plus fournies au monde, ont besoin de pouvoir trouver rapidement dans leur médiathèque la photo la plus à même d’illustrer un article ou une publicité. Elles ont aussi besoin de pouvoir archiver de manière efficace les nouveaux documents qui leur arrivent quotidiennement pour en garantir un accès facile dans le futur.

Ces tâches d’archivage et de recherche deviennent rapidement impossibles à effectuer manuellement, même pour une équipe de documentalistes compétents et chevronnés. Heureusement, un logiciel de gestion de médias numériques permet de répondre à ces problématiques.

De nombreux impératifs

Attention, un bon logiciel de gestion de médias numériques ne se résume pas à une simple base de données qui se contenterait de lister le nom et la nature de tous les fichiers. Pour être fonctionnelle, l’implémentation d’une solution de DAM (Digital Asset Management) implique évidemment leur structuration et leur thésaurisation selon un référentiel logique qui peut être propre à chaque organisation.

Celle-ci doit donc disposer d’un moteur de recherche intégré qui pourra facilement répondre à des requêtes de regroupement par critère de date, zone géographique, événement, personnalité impliquée, actualité…

Un autre aspect de ces solutions est la protection de ces fichiers non seulement à travers la limitation de l’accès à certaines catégories d’utilisateurs, mais aussi à travers leur stockage dans des serveurs sécurisés le cas échéant.

Orphea répond parfaitement à tous ces critères et représente donc une solution flexible et adaptée à tous les besoins des entreprises qui cherchent un logiciel de gestion des médias numériques performants. Nos clients comprennent des grandes entreprises, et bien évidemment des agences de presse et de communication, mais aussi des associations de tout genre.

Les datacenters d’Orphea sont basés en France et garantissent une protection complète de vos données. Nos solutions sont ainsi taillées pour accompagner la croissance de votre organisation et du volume de vos contenus multimédias, depuis quelques centaines ou milliers d’images ou de vidéos jusqu’à plusieurs millions.

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