Quel logiciel professionnel de gestion de médiathèque utiliser ?


Le recours à un logiciel de gestion de médiathèque implique de trouver une solution qui répondra exactement à vos besoins et aux exigences de votre métier. Orphea Studio est un logiciel DAM complet qui propose divers outils performants et personnalisables aux professionnels.

Gestion des actifs numériques : trouver le bon outil

Les actifs numériques incluent tous types de documents numérisés que l’entreprise utilise dans le cadre de ses activités. Il peut s’agir de documents pour la communication ou pour l’administration (factures, courriels, lettres d’informations, etc.), mais aussi de fichiers média et multimédia (son, images, vidéo notamment). La gestion de ces fichiers nécessite un outil adapté étant donné la complexité de la tâche due à leur diversité, aux différents formats utilisés et surtout leur quantité. Trouver un logiciel de gestion de médiathèque, de photothèque et de banques d’images s’impose donc pour s’en occuper dans les règles de l’art. Optez pour un outil polyvalent et personnalisable en fonction de vos besoins est par ailleurs recommandé.

La gestion de médiathèque : fastidieuse et chronophage

En fonction de son activité principale, la médiathèque d’une entreprise peut contenir jusqu’à des centaines de milliers de fichiers numérisés de toutes sortes (images, photos, sons, vidéos, textes, etc.), et tous formats confondus.

La gestion manuelle de ces contenus nécessiterait non seulement beaucoup de temps, mais également des ressources humaines considérables, et le risque d’erreur est réel. En effet, il faut effectuer le tri, l’optimisation, le classement dans la médiathèque en fonction des critères prédéfinis, ainsi que l’archivage des fichiers considérés comme obsolètes mais qu’il faut encore garder. Il faut également réaliser l’indexation des fichiers suivant des mots-clés donnés pour faciliter les recherches ultérieures.

Sans un logiciel de gestion de médiathèque adapté, les responsables jetteront l’éponge rapidement. On peut en effet aujourd’hui trouver des outils performants et fiables qui permettent de prendre en charge rapidement les actifs numériques, en limitant les risques d’erreur. Ils offrent également la possibilité de simplifier la diffusion et le partage des fichiers, aussi bien en interne qu’en externe.

Le compagnon incontournable de tous les documentalistes

Les logiciels de gestion de médiathèque sont avant tout des outils d’administration de base de données. Le paramétrage doit être effectué correctement afin de pouvoir répondre parfaitement aux besoins des organisations qui y ont recours.

Les classements des titres par ordre alphabétique et par « type de fichiers » sont évidemment incontournables. Ces fonctionnalités basiques peuvent suffire pour la plupart des petites bibliothèques, qui ont un nombre de titres assez limités. Afin de pouvoir affiner les recherches, il est cependant indispensable de pouvoir définir des catégories supplémentaires ou tags.

Celles-ci varieront en fonction de la nature de l’organisation et de ses objectifs, les organes de presse pourront par exemple classer les documents selon leur date, l’évènement ou la zone géographique auxquels ils se rapportent.

Le nombre de catégories n’étant pas limité, les meilleurs logiciels de gestion de médiathèque doivent donc aussi comprendre un moteur de recherche performant afin de permettre aux utilisateurs de trouver rapidement le fichier souhaité.

Des avantages qui vont bien au-delà de la simple classification

L’avènement du « tout numérique » a entrainé une explosion des documents photo, vidéos et sonores dématérialisés et les nouvelles solutions logicielles d’administration de médiathèque tirent pleinement parti de ces nouvelles possibilités.

En effet, il est désormais possible à tous les utilisateurs d’avoir accès aux documents en ligne de la médiathèque de toutes les institutions culturelles ou agences, indépendamment de leur localisation géographique. Pour ces dernières, c’est l’occasion de monétiser l’utilisation ou la consultation de ces documents multimédias et ainsi de valoriser leurs ressources numériques.

Orphea dispose évidemment de toutes les fonctions propres aux logiciels de DAM (Digital Asset Management) et incorpore aussi des solutions avancées de RIM (Royalty Invoice Management). Ces fonctionnalités de facturation en font le choix privilégié des agences de presse et de photos qui peuvent ainsi bénéficier d’une gestion commerciale avancée pour leurs images. Le logiciel de gestion de médiathèque Orphea est ainsi tout à fait adapté aux besoins des petites structures comme des plus grandes.

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