Comment se déroule un projet de Digital Asset Management avec Orphea ?

Vous êtes convaincu de l’importance de mettre en place une solution de gestion des actifs numériques et vous avez identifié votre partenaire pour implémenter une solution de Digital Asset Management ou Media Asset Management (MAM). Toutefois, vous vous sentez désarmé face à l’ampleur de la tâche. Pas de panique, nous vous livrons les 6 étapes clés pour initier et mettre en œuvre un projet réussi avec votre partenaire DAM.

ÉTAPE N° 1
Définition de vos objectifs et constitution de votre équipe projet

Une solution de Digital Asset management doit répondre à vos problématiques en matière de stockage, de gestion et de valorisation des médias. Elle doit être un levier de communication, d’efficacité, de gain de temps et de collaboration au sein de vos équipes. Ainsi, pour bien commencer votre projet et maitriser les échanges avec votre partenaire de DAM, recensez vos objectifs clés et déterminer les résultats que vous souhaitez obtenir avec votre plateforme de médias.

Nous vous recommandons également d’associer votre direction dès cette phase. Son soutien sera indispensable pour faire adhérer vos équipes au projet. Lancez, ensuite, un inventaire des ressources numériques de votre entreprise. Faites-y le tri et ne gardez pas les contenus obsolètes ou en doublon. Pour finir, constituez une équipe de projet interne. N’hésitez pas à faire appel à un consultant externe spécialisé dans le DAM, si vos ressources internes sont prises sur d’autres sujets.

ÉTAPE N° 2
Lancement du projet avec votre partenaire DAM

Pour officialiser le lancement de votre projet de plateforme de médias, votre partenaire DAM organisera une réunion « kick off » avec l’ensemble des parties prenantes, notamment :

  • votre chef de projet en interne (généralement issu du département marketing et/ou communication) ;
  • le chef de projet du partenaire DAM ;
  • les collaborateurs de votre département (communication / marketing) ;

Votre service informatique peut également assister à cette réunion afin d’apporter son expertise technique et s’assurer de la bonne intégration de la plateforme DAM dans l’environnement informatique de votre organisation.
Le kick off de lancement est essentiel pour affiner le planning, répartir les tâches, lister vos besoins fonctionnels, dresser la liste des étapes de validation et de livraison, etc.

ÉTAPE N° 3
Ateliers d’étude et d’analyse

Cette étape est cruciale pour bâtir votre médiathèque. Elle dure 2 à 4 semaines selon les projets. Elle consiste à réunir l’ensemble des parties prenantes autour de workshops afin que votre prestataire DAM puisse délimiter le champ des fonctionnalités et prévoir les paramétrages de votre plateforme de médias en ligne.

Lors de ces ateliers, plusieurs questions sont soulevées. Exemples :

  • Quels sont les départements de l’entreprise qui seront amenés à utiliser la médiathèque ?
  • Quel type de contenus y sera stocké ? Quel est le volume de ces ressources ?
  • Qui sera l’administrateur fonctionnel du Back Office, chargé d’ajouter et de traiter les médias ?
  • Comment indexer les documents et médias dans l’outil ?
  • Comment catégoriser les contenus ? Quel thésaurus pour la plateforme DAM ?
  • Quid des droits d’utilisation : des restrictions existeront-elles ? Que se passera-t-il lorsque les contenus seront partagés en externe ?
  • Quels sont les fonctions à mettre en place pour que les utilisateurs trouvent aisément les médias recherchés ?
  • À quoi ressemblera l’interface de l’outil (le Front Office) ?
  • Quels indicateurs de performance allez-vous mettre en place ?

Durant cette phase d’analyse et d’étude, vous serez régulièrement sollicité par votre partenaire DAM. Et ce pour comprendre dans le détail votre besoin, votre organisation, vos processus internes, vos flux de travail (workflow). C’est également dans ces moments d’échanges, que votre partenaire DAM pourra anticiper vos besoins ou vous proposer des solutions innovantes pour faciliter l’utilisation de votre solution de gestion de médias. Vous définirez également la structure de votre Back Office et de vos données, les champs d’indexation des médias, les restrictions éventuelles, le type de statistiques que vous souhaitez évaluer.

ÉTAPE N° 4
Validation du cahier technique et fonctionnel

C’est le fruit des différents ateliers d’étude et d’analyse. Votre partenaire DAM se charge de le rédiger en détaillant tous les éléments techniques et fonctionnels de votre plateforme (media center, photo center, brand center…). Ce document joue le rôle d’un fil rouge entre les parties prenantes. C’est la référence de vos échanges et de vos demandes à chaque étape du projet de DAM.

ÉTAPE N° 5
Personnalisation du Front Office

Afin d’impliquer vos collaborateurs, le Front Office doit être pensé en fonction de votre charte graphique, de votre image de marque et de votre organisation. En effet, pour que vos collègues contribuent à enrichir votre médiathèque et à l’utiliser, il est important de soigner l’ergonomie de votre plateforme en ligne, faciliter l’accès à vos contenus et anticiper les évolutions de votre médiathèque en ligne.

Pensez donc à associer votre service UI/UX (design et expérience utilisateur) au projet. Appuyez-vous sur votre partenaire DAM, ou une agence spécialisée le cas échéant. Ce travail rendra votre médiathèque agréable, moderne et intuitive.

ÉTAPE N° 6
Installation et paramétrage de l’outil

Il s’agit de l’ultime étape du projet qui consiste à installer et paramétrer votre plateforme DAM. Cette phase intervient après les 5 étapes précédentes qui ont permis de préparer la mise en place de la médiathèque. Après l’installation et les tests de la plateforme par votre partenaire de Digital Asset Management, vient la phase de recettage par le client ainsi que des sessions de formation des administrateurs. N’oubliez pas l’étape de reprise de données dont se chargera votre prestataire DAM si vos médias sont gérés sur une autre plateforme et nécessitent de les importer de manière automatisée sur votre nouvelle médiathèque.

Vous voilà prêts à lancer votre projet de Digital Asset Management. Sa réussite nécessite à la fois votre implication à chaque étape et un partenaire DAM expérimenté et engagé pour implémenter une médiathèque personnalisée, ergonomique, adaptée à vos besoins et à l’image de votre entreprise.

L’équipe Orphea, capitalise sur plus de 500 projets DAM depuis 20 ans et vous accompagne dans vos projets, quel que soit votre taille d’entreprise et votre secteur d’activité.
N’hésitez plus à nous contactez pour plus d’informations et de conseils.

 

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